Vue d'ensemble

Inklura tient votre stock dans un journal de mouvements signé qui reflète ce qui se passe physiquement sur vos étagères, et s'en sert pour préparer vos commandes fournisseurs. Trois mécanismes font tourner l'ensemble :

  • un stock comptable qui ne bouge que sur un événement physique (livraison client, réception fournisseur, comptage, correction) et qui peut devenir négatif ;
  • un moteur de commandes fournisseurs qui recalcule les brouillons dès que la demande change ;
  • un envoi d'email fournisseur en trois temps (préparation → relecture → envoi) qui garantit que les lignes que vous relisez sont celles qui partent.

Cette page donne la carte : les acteurs, le flux de bout en bout, le modèle de stock et les pages qui détaillent chaque partie.

Les acteurs

Acteur Rôle
Back office (les écrans /manage) Vous y créez et modifiez les commandes, confirmez livraisons et réceptions, relisez les emails fournisseurs et corrigez le stock
Votre boutique (par exemple PrestaShop) Source des commandes client : elles arrivent en temps réel et sont aussi rattrapées par une synchronisation régulière
Le moteur de commandes fournisseurs Recalcule les brouillons de commande de chaque fournisseur concerné dès qu'un événement modifie la demande
Les tâches planifiées Synchronisation, recalcul de secours, préparation des emails du matin, réconciliation et validation automatique des oublis. Voir Cycle quotidien
Vos fournisseurs Reçoivent les emails de commande et livrent ; chacun a ses propres jours et heures de commande

La carte du système

Le flux nominal, de la commande client à l'entrée de stock à la réception :

flowchart TB
  PS["Commande client<br/>(boutique)"]
  PS -->|temps réel| ORD[("Commande dans Inklura")]
  PS -->|synchronisation de rattrapage| ORD
  BO["Back office"] -->|création, modification, annulation| ORD
  ORD -->|chaque changement| RECALC["Moteur de commandes<br/>fournisseurs"]
  RECALC --> SO["Brouillons de commande<br/>fournisseur"]
  SO -->|"préparation du matin (aucun envoi)"| MAIL["File d'emails à relire"]
  MAIL -->|"envoi (manuel ou automatique)"| VEND["Fournisseurs"]
  VEND -->|livraison| RCPT["Réception confirmée"]
  RCPT -->|"entrée (+)"| LEDGER[("Stock comptable")]
  BO -->|"livraison client confirmée (−)"| LEDGER

De haut en bas :

  1. La demande arrive. Une commande client est reçue en temps réel, et une synchronisation régulière rattrape celles qui auraient été manquées. Les deux chemins aboutissent à la même commande dans Inklura, sans doublon.
  2. Le réapprovisionnement suit les événements. Chaque création, modification, annulation ou changement de statut d'une commande client (ainsi qu'une annulation de bon fournisseur, une réception, une correction manuelle du stock ou une mise à jour produit) déclenche le recalcul des brouillons du fournisseur concerné, généralement en quelques dizaines de secondes. Les recalculs d'un même fournisseur sont traités l'un après l'autre, jamais en parallèle. Détail : Commandes fournisseurs.
  3. L'email passe par trois étapes. Chaque matin, Inklura prépare l'aperçu de l'email de chaque brouillon sans rien envoyer. Vous relisez et ajustez, puis l'envoi recalcule l'email à partir des lignes actuelles et se bloque si les lignes ont changé depuis l'aperçu. Si vous activez l'Envoi automatique sur la fiche d'un fournisseur (avec « Envoi autorisé »), ses bons partent seuls peu après l'heure du créneau, sauf si le contrôle avant envoi signale un manque : le bon est alors retenu et vous êtes prévenu par email.
  4. Le stock ne bouge que sur un événement physique. Une livraison client retire, une réception fournisseur ajoute. La prise de commande et la synchronisation de la boutique ne touchent jamais au stock. Détail : Chemins d'écriture du stock.
Note

Deux filets de sécurité complètent ce flux. Un recalcul périodique (toutes les 30 minutes) rattrape un événement qui se serait perdu. Une validation automatique confirme, avec 12 heures de grâce, les réceptions et livraisons prévues que personne n'a confirmées. Confirmer au moment de l'événement physique reste le mode normal. Voir Filets de sécurité.

Le modèle de stock à deux colonnes

Chaque produit suivi porte deux valeurs de stock aux rôles distincts :

flowchart LR
  MV["Mouvement physique<br/>(réception, livraison,<br/>comptage, correction)"] --> SA["Ligne du journal<br/>± quantité"]
  SA -->|même opération| L[("Stock comptable<br/>signé, peut être négatif")]
  L -->|"max(0, stock comptable)"| S[("Stock affiché<br/>jamais négatif")]
  L -->|avec garde-fous| R["Moteur de commandes<br/>fournisseurs"]
  S --> UI["Écrans et listes<br/>du back office"]
  • Le stock comptable fait autorité : stock d'ouverture + réceptions − livraisons ± corrections. Il peut être négatif : cela signifie qu'une livraison client a été enregistrée avant la réception qui la couvre. La réception suivante compense ce retard au lieu de s'empiler sur un compteur bloqué à 0, ce qui rend impossible le « stock fantôme » né d'un compteur écrêté.
  • Le stock affiché est le miroir montré dans les écrans et les listes : il vaut toujours max(0, stock comptable).
  • Chaque mouvement physique (réception, livraison, comptage) écrit une ligne dans le journal et met à jour les deux valeurs dans la même opération. Toute modification de stock laisse une ligne au journal, et un contrôle quotidien signale un éventuel écart.
  • Le moteur de commandes fournisseurs lit le stock à travers des garde-fous : un produit non suivi compte pour 0, un produit en flux tendu aussi tant que vous n'avez pas validé son stock, et un stock négatif est toujours lu comme 0. Détail : Le ledger de stock.

Le journal des mouvements distingue trois états : prévu (une projection, par exemple l'entrée attendue d'un bon fournisseur envoyé), appliqué (compté dans le stock) et annulé. Seuls les mouvements appliqués comptent. Chaque ligne indique aussi son origine : correction manuelle, livraison client, réception fournisseur, comptage d'inventaire, et ainsi de suite. Une réception ou une livraison validée automatiquement garde son origine et porte une note qui l'identifie.

Le rythme de la journée

Cadence Tâche Ce qu'elle fait
toutes les 3 h Synchronisation des commandes de la boutique Importe et met à jour les commandes récentes, sans toucher au stock
toutes les 3 h Synchronisation des produits de la boutique Met à jour produits et fournisseurs, sans toucher au stock
toutes les 30 min Recalcul de secours Rattrape les recalculs de commandes fournisseurs manqués
chaque matin Préparation des emails Prépare les aperçus à relire, n'envoie rien
tous les quarts d'heure Envoi automatique Envoie les bons des fournisseurs en envoi automatique dont le créneau vient de passer
une fois par jour Contrôle de santé Lecture seule : indicateurs de cohérence du stock
une fois par jour Réconciliation Recalcule l'état attendu des brouillons et corrige les écarts
toutes les 2 h Validation automatique Confirme les réceptions et livraisons prévues depuis plus de 12 h et jamais confirmées

Le détail heure par heure est sur Cycle quotidien, et le déroulé d'une semaine sur La semaine type.

Les pages de cette section

Page Ce qu'elle couvre
Expliqué simplement Le fonctionnement en langage courant, avec des exemples chiffrés
Le ledger de stock Stock signé, stock affiché, journal des mouvements et garde-fous de lecture
Chemins d'écriture du stock Chaque action qui modifie le stock et la règle commune qu'elles suivent
Commandes fournisseurs Recalcul événementiel, créneaux d'envoi, préparation → relecture → envoi
Cycle quotidien Les tâches planifiées et leur enchaînement dans la journée
La semaine type Vagues fournisseurs, tournées, réceptions supposées et fenêtres de comptage
Synchronisation PrestaShop Commandes et produits venus de PrestaShop, et leur effet sur le stock
Back office Les écrans de /manage : grille de stock, journal, comptages, santé
Configuration Les réglages qui changent le comportement du stock et des commandes
Filets de sécurité Contrôles de cohérence et rattrapages automatiques

Trois garanties

  1. Le stock comptable suit la réalité physique. Il ne bouge qu'à la livraison, à la réception, au comptage ou sur correction, jamais à la prise de commande ni lors d'une synchronisation. Un stock négatif est une information (une sortie enregistrée avant l'entrée qui la couvre), pas une erreur.
  2. Aucune commande pour le passé. Une demande n'est jamais rattachée à un créneau fournisseur déjà passé ; si plus aucun créneau ne permet de livrer à temps, elle est signalée pour que vous la traitiez directement.
  3. Ce que vous relisez est ce qui part. L'envoi recalcule l'email à partir des lignes actuelles et refuse de partir si elles ont changé depuis l'aperçu (lignes, quantités ou conditionnements). Une commande annulée n'est jamais envoyée, et un email sans ligne non plus.

Par où commencer