Écrans du back-office

Le back-office (/manage) propose sept écrans autour du stock et des commandes fournisseurs. Ils lisent tous les mêmes données (le stock, son journal de mouvements et les commandes fournisseurs), mais ils n'écrivent pas tous. Quand ils écrivent, chaque mouvement suit les chemins d'écriture de la plateforme : le stock et sa ligne de journal sont enregistrés ensemble, et un produit sans suivi de stock ne reçoit aucun mouvement (seule exception : modifier le stock d'un produit simple depuis la grille des stocks active d'abord son suivi). Cette page indique quel écran ouvrir pour quel besoin, et ce que fait chaque bouton.

Quel écran ouvrir

flowchart TD
  Q0{"Que voulez-vous faire ?"}
  Q0 --> A["Corriger un stock"]
  Q0 --> B["Comprendre un stock"]
  Q0 --> C["Piloter le réappro"]
  A --> A1{"Ampleur ?"}
  A1 -->|"Quelques produits"| S1["Stocks fournisseurs<br/>édition en ligne"]
  A1 -->|"Comptage complet"| S2["Comptages"]
  B --> B1{"Quel angle ?"}
  B1 -->|"Journal ligne à ligne"| S3["Mouvements de stock"]
  B1 -->|"Chronologie + indicateurs"| S4["Journal de stock"]
  C --> C1{"Quoi ?"}
  C1 -->|"Qu'est-ce qui va manquer ?"| S5["Mon stock"]
  C1 -->|"Relire les emails fournisseurs"| S6["File de relecture email"]
  C1 -->|"Chiffres de stock suspects"| S7["Écarts de stock"]

Pour vérifier que tout va bien : le tableau de bord Santé de l'inventaire (lecture seule) et la puce « Cron 5 » de l'écran Journal de stock.

Vue d'ensemble

Écran Route Affiche Modifie Permission clé
Stocks fournisseurs /manage/ecommerce/vendors/stocks grille produits × fournisseur, valorisation stock en ligne, import en masse, instantanés vendors:read + stock:write
Journal de stock /manage/ecommerce/inventory/stock-ledger indicateurs, chronologie produit, divergences mouvements manuels, réconciliation, confirmations stock:read / stock:write, vendors:write
Mon stock /manage/ecommerce/inventory/mon-stock projection « va manquer » à 30 jours, stocks à contrôler brouillons fournisseurs et commandes ponctuelles, saisie de stock stock:read, vendors:write, stock:write
Comptages /manage/ecommerce/inventory/counts sessions de comptage ajustements à la finalisation stock:read / stock:write
Mouvements de stock /manage/ecommerce/inventory/stock-actions le journal complet des mouvements suppression avec ou sans effet sur le stock stock:read / stock:write
Commandes fournisseurs /manage/ecommerce/vendors/orders calendrier, statistiques, file d'emails, écarts de stock envoi, report, annulation, correction et validation de stock vendors:*, stock:write
Santé de l'inventaire /manage/inventory/health alertes et indicateurs rien (lecture seule) inventory:read

Stocks fournisseurs : /manage/ecommerce/vendors/stocks

La grille de travail : tous les produits avec leur fournisseur par défaut, le stock actuel, les quantités en commande et en brouillon. C'est l'écran de correction ponctuelle.

L'écran affiche aussi la valorisation du stock : valeur totale au prix d'achat des produits en stock (stock supérieur à 0), avec le nombre de ceux qui n'ont pas de prix d'achat (donc non valorisés).

Action Permission Effet
Modifier un stock dans la grille stock:write Mouvement manuel d'entrée ou de sortie selon l'écart avec le stock du journal, motif facultatif ; le stock saisi est aussi marqué comme validé
Import CSV/XLSX en masse inventory:write Un mouvement par produit modifié, le tout appliqué d'un bloc
Instantané d'inventaire stock:write Fige une valorisation datée (produits et valeur), sans mouvement de stock
Supprimer un instantané stock:write Retire l'instantané, sans effet sur le stock

Vous saisissez le stock réel, pas un écart. Une saisie identique au stock actuel n'écrit rien. La saisie est refusée sur un produit générique ou composé ; sur un produit simple jusque-là sans suivi de stock, elle active le suivi.

Le fichier d'import (première feuille pour un XLSX) a une ligne par produit avec ces colonnes :

Colonne Noms acceptés Contenu
Produit productId (ou id, product_id), sinon reference (ou sku, ref) identifiant du produit, ou sa référence
Nouveau stock newStock (ou stock) entier positif ou nul 
reference,newStock
CAFE-250,42
THE-VERT-100,0

Un aperçu indique, ligne par ligne, le produit retrouvé et le changement prévu avant l'application. Le motif est saisi une fois dans la fenêtre d'import et vaut pour tout le fichier (« Import fichier » par défaut).

Les instantanés gardent un historique daté de la valorisation, avec un nom et une note facultative, un détail par fournisseur et un export CSV, utile pour la comptabilité de fin de mois. Quand la grille est filtrée sur un fournisseur, l'instantané ne porte que sur ses produits.

Astuce

L'édition en ligne est faite pour les corrections rapides en série : la valeur doit être un entier positif ou nul, Entrée enregistre, Échap annule.

Journal de stock : /manage/ecommerce/inventory/stock-ledger

L'écran le plus complet : le ledger rendu lisible. Quatre zones :

  1. Indicateurs : stock physique (avec la quantité en précommande quand le stock signé est négatif), réservé, disponible, sorties en attente (commandes non livrées) et stock virtuel.
  2. Tableau d'aperçu : un produit par ligne, avec des filtres conservés dans l'URL (catégorie, fournisseur, produits critiques, santé, divergences seulement, produits sans suivi de stock inclus ou exclus, tri, période affichée, par défaut aujourd'hui à +14 jours).
  3. Chronologie produit : les entrées et sorties d'un produit, ligne à ligne, avec le détail des commandes client et des commandes fournisseurs.
  4. Puce « Cron 5 » : indique si la validation automatique tourne, selon l'âge de sa dernière exécution (vert jusqu'à 5 h, ambre jusqu'à 12 h, rouge au-delà ou si aucune exécution n'est enregistrée) et, en information secondaire, quand elle a scellé quelque chose pour la dernière fois côté réceptions (⇣) et livraisons (⇡). Voir Journée type.

Le panneau « Réceptions supposées » liste les réceptions fournisseurs que la validation automatique a scellées (30 derniers jours par défaut, période réglable), avec un bouton pour annuler celles qui ne sont pas réellement arrivées (voir La semaine type). Le panneau se consulte avec vendors:read.

Action Permission Ce qui se passe
Mouvement manuel stock:write Enregistre une entrée ou une sortie (quantité positive, motif obligatoire, date facultative) et sa ligne de journal ; refusé sur un produit sans suivi de stock
Réconciliation stock:read (aperçu), stock:write (application) Liste les produits dont le stock affiché diverge du journal ; chaque réparation ajoute un ajustement d'inventaire qui aligne le journal sur le stock affiché
Supprimer un mouvement depuis la chronologie stock:write Retire le mouvement et annule son effet sur le stock
Confirmer une réception fournisseur vendors:write Enregistre la réception : le mouvement est appliqué au stock
Confirmer une livraison client orders:write Enregistre la livraison : le décrément de stock est appliqué
Annuler une réception supposée vendors:write Retire le stock, restaure les projections et rouvre la commande ; la passe suivante ne la scellera pas de nouveau
Attention

La réconciliation sert à réparer une divergence, pas à modifier un stock. Un aperçu s'affiche toujours avant l'application, et vous pouvez ne réparer qu'une sélection. Un produit en précommande (stock affiché à 0, stock signé négatif) n'est pas une divergence et n'apparaît pas dans l'aperçu. Si des divergences reviennent régulièrement, signalez-le au support.

Mon stock : /manage/ecommerce/inventory/mon-stock

La vue du quotidien : qu'est-ce qui va manquer, et qu'est-ce qui arrive ? L'écran a deux onglets.

Réappro (par défaut) est une projection sur 30 jours glissants, en cartes produit, avec :

  • le panneau demande non couverte (commandes client sans commande fournisseur en face), d'où vous pouvez supprimer un brouillon fournisseur (vendors:write) ;
  • le regroupement par fournisseur (?group=true, partageable par lien), d'où vous pouvez aussi passer un fournisseur en flux tendu : ses produits commandent alors la demande entière sans déduire le stock, sauf ceux dont le stock a été validé (vendors:write) ;
  • la création d'une commande fournisseur ponctuelle (vendors:write), elle aussi pilotable par l'URL : ?newOrder=1 ouvre un bon vierge, ?orderVendor=<id> cible un fournisseur (et bascule sur la vue regroupée), et ?orderSlot=yyyy-MM-dd cible l'un de ses créneaux (none pour les commandes non planifiées). Ces commandes suivent les mêmes contrôles que le réappro automatique ;
  • sur une carte produit, valider le stock (stock:write) pour que le moteur de réappro le déduise des prochaines commandes, ou retirer cette validation.

La recherche (?q=) est partagée par les deux onglets, et ?all=true affiche tous les produits.

Contrôle du stock (?tab=controle) liste les chiffres à vérifier ou à saisir. Vous tapez la quantité réellement en rayon, pas un écart : elle est inscrite au journal comme un ajustement d'inventaire et le stock est marqué comme validé (stock:write). La saisie est refusée sur un produit sans suivi de stock. Depuis le même onglet, vous pouvez arrêter le suivi de stock d'un produit qui n'a pas à être compté (stock:write).

Une personne qui a stock:read et vendors:write, sans stock:write, peut gérer les commandes depuis cet écran sans modifier le stock.

Comptages : /manage/ecommerce/inventory/counts

Le comptage en trois temps. Créer et remplir une session demande stock:write, même si rien n'est écrit au stock avant la finalisation.

Choisissez le périmètre en recherchant des produits. Vous pouvez en ajouter ou en retirer tant que la session n'est pas finalisée. La session est un brouillon : rien n'est écrit au stock.

Saisissez la quantité réellement comptée pour chaque ligne. Vous pouvez vous arrêter, reprendre, corriger. Toujours aucune écriture au stock. Une ligne laissée vide ne sera pas ajustée (elle n'est pas comptée comme 0).

La finalisation est le seul moment qui écrit. Pour chaque ligne comptée, l'écart est calculé par rapport au stock signé du journal, un mouvement d'entrée ou de sortie est enregistré selon le signe de l'écart, et le stock affiché prend la valeur comptée. Les produits sans suivi de stock sont ignorés. La finalisation est refusée si aucune ligne n'est comptée. Elle enregistre aussi un instantané daté de la valorisation.

Note

Quand les précommandes sont activées, un produit peut avoir un stock signé de −3 et un stock affiché de 0. Compter « 5 » sur ce produit enregistre un mouvement de +8, pas de +5 : c'est le stock signé qui fait foi. C'est le comportement attendu.

Une session non finalisée peut être annulée sans laisser de trace sur le stock. Une session finalisée ne peut plus être annulée ni modifiée.

Mouvements de stock : /manage/ecommerce/inventory/stock-actions

Le journal. Chaque ligne est un mouvement : type (entrée, sortie, ajustement), origine (manuelle, commande, réception fournisseur, inventaire…), statut (en attente, appliqué, annulé), quantités avant, écart et après, auteur, motif. Filtres et détail par ligne en stock:read.

Le journal ne permet que la suppression, et c'est le point délicat :

  • Suppression à l'unité (stock:write) : la boîte de dialogue demande si le stock doit être corrigé en retour (le mouvement est annulé physiquement) ou si seule la ligne de journal disparaît (le stock reste tel quel). Ce choix tient lieu de confirmation.
  • Suppression en masse (stock:write, 200 lignes au plus) : le même choix s'applique à toute la sélection. Les lignes sont traitées une par une, dans l'ordre, pour que deux suppressions sur le même produit ne se télescopent pas ; une ligne en échec n'arrête pas les autres.
Attention

Supprimer avec effet sur le stock annule physiquement le mouvement. Supprimer sans effet casse volontairement le lien entre le journal et le stock : réservez-le aux lignes déjà connues comme erronées (doublons d'import, par exemple), sinon les contrôles de cohérence signaleront la divergence.

Commandes fournisseurs : /manage/ecommerce/vendors/orders

Le centre du réappro. Onglets : commandes, historique, vue par site, vue par fournisseur et calendrier des créneaux. Dans les onglets commandes et historique, vous pouvez glisser-déposer une ligne produit d'un créneau à un autre (vendors:write) ; seules les commandes encore en brouillon se reprogramment. Des statistiques résument l'activité en tête de page.

File de relecture email : /manage/ecommerce/vendors/orders/email-review

Garantit que ce que vous relisez est ce qui part (voir la préparation des emails sur la journée type). La file liste les emails préparés, avec des filtres (fournisseur, dates, aujourd'hui seulement, reportés, modifiés, regroupement par fournisseur). Chaque ligne affiche les valeurs effectives et signale une commande dont les lignes ont changé depuis la préparation. Les actions demandent vendors:write.

Action Effet
Envoyer Reconstruit l'email à partir des lignes actuelles ; refuse l'envoi si elles ou le créneau d'envoi ont changé depuis la préparation (re-préparez, puis renvoyez)
Re-préparer Régénère l'aperçu et son empreinte
Modifier l'objet ou les destinataires Enregistre vos changements, repris tels quels à l'envoi
Reporter / annuler le report Décale la date d'envoi ; annuler le report remet l'email dans la file sans perdre vos modifications
Annuler la commande Annule la commande et note d'où vient l'annulation ; une commande annulée n'est jamais envoyée, et la demande client libérée est replanifiée sur un prochain créneau

Écarts de stock : /manage/ecommerce/vendors/orders/phantom-stock

Pour repérer les chiffres de stock à recompter : stock négatif (il est sorti plus qu'il n'est entré) et stock anormalement élevé, typiquement un stock fictif hérité de la boutique en ligne (voir Synchronisation PrestaShop). L'écran montre par défaut les suspects seulement, avec une recherche (?q=) et un bouton pour afficher tous les produits (?suspects=false). Pour chaque produit, il indique le stock, la consommation par semaine et la couverture ; la colonne Retenu montre le stock que le moteur de réappro utilisera réellement : le stock tel quel, jamais en dessous de zéro. La consultation demande products:read.

Deux actions (stock:write) :

  • corriger le chiffre : enregistre la quantité comptée et sa ligne de journal, marque le stock comme validé et le protège d'un écrasement par une synchronisation des stocks de la boutique en ligne ; refusé sur un produit sans suivi de stock ;
  • marquer comme fiable ou non : sans toucher au chiffre, confirme que le stock est réel ; un produit marqué fiable n'est plus signalé comme suspect.

Traitez cet écran avant de laisser le stock piloter davantage les commandes : chaque suspect non résolu se traduit par une commande mal dimensionnée.

Santé de l'inventaire : /manage/inventory/health

Un tableau de bord en lecture seule (inventory:read) : alertes de stock et indicateurs agrégés. C'est le complément visuel des filets de sécurité et de la puce « Cron 5 » de l'écran Journal de stock.

Permissions

Chaque action est protégée par une permission, à attribuer par rôle :

Permission Donne accès à
stock:read journal, Journal de stock, aperçus, Mon stock, liste des comptages, aperçu de réconciliation
stock:write édition en ligne, mouvements manuels, réconciliation, sessions de comptage, suppressions dans le journal, instantanés, saisie et validation de stock dans Mon stock, actions de l'écran Écarts de stock
vendors:read / vendors:write grille Stocks fournisseurs, commandes fournisseurs, file de relecture email, confirmation et annulation des réceptions fournisseurs, brouillons et commandes ponctuelles dans Mon stock
orders:write confirmation d'une livraison client
inventory:read Santé de l'inventaire
inventory:write import de stocks en masse
products:read consultation de l'écran Écarts de stock

Un profil de consultation se contente de stock:read et vendors:read. Réservez stock:write aux personnes qui font la différence entre supprimer une ligne de journal avec et sans effet sur le stock.

Voir aussi