Expliqué simplement

Cette page explique, sans jargon, comment l'application tient votre stock et prépare vos commandes fournisseurs, et surtout à quel moment chaque chose se produit. Les délais et exemples donnés correspondent à la configuration réelle d'Amis de la Ferme.

1. Ce qui fait bouger un chiffre de stock

L'application tient un compteur signé par produit : il peut être positif, nul ou négatif. En pratique, quatre familles d'événements le font bouger :

Une annulation appliquée avec effet stock fait le mouvement inverse : annuler une réception retire ce qu'elle avait ajouté ; une correction de livraison peut remettre ce qu'elle avait retiré. Une simple correction administrative sans effet stock ne change pas le compteur.

Les trois premières lignes sont des mouvements : elles ajoutent ou retirent. Le comptage est d'une autre nature. Vous dites « à cet instant précis, il y en a 12 sur l'étagère » et l'application repart de 12. Saisir 0 est un vrai comptage : cela remet bien le compteur à zéro, y compris lorsqu'il était négatif.

Il en découle une règle qui évite beaucoup de surprises : tout événement dont la date prévue est antérieure à votre comptage est considéré comme déjà inclus dedans. L'application ne le rejoue pas par-dessus, sinon elle le compterait deux fois.

Quand le compteur est négatif

Un badge « À recompter −N » ne signifie pas qu'un client attend encore N unités. Il dit simplement ceci :

L'application a enregistré N sorties de plus que d'entrées.

La cause la plus fréquente est une réception ou un approvisionnement qui n'a pas été enregistré, alors que les livraisons client, elles, l'ont été. Le chiffre peut donc être juste du point de vue du journal tout en étant faux sur l'étagère.

Ce qu'il faut faire :

1. comptez le produit physiquement ;
2. saisissez le résultat, 0 compris ;
3. enregistrez la prochaine réception lorsqu'elle arrive.

L'écran de correction est Gestion → E-commerce → Fournisseurs → Commandes → Écarts de stock. Le crayon présent sur les listes et fiches produit applique le même comptage.

2. Comment une commande fournisseur est calculée

Pour chaque produit et pour chaque créneau fournisseur, le raisonnement est :

besoin client encore non couvert + marge éventuelle − stock retenu = quantité suggérée

Les quantités déjà commandées sur un bon envoyé ou confirmées sur un autre créneau ne sont pas commandées une seconde fois. Le résultat ne descend jamais sous zéro, puis il est arrondi au conditionnement du fournisseur.

« Stock retenu » ne veut pas toujours dire « chiffre affiché »

L'application applique une frontière de confiance avant de déduire le stock :

• un stock suivi et crédible est déduit normalement ;
• un garde-fou technique, actuellement actif en production, ne retient pas plus de 8 semaines de consommation récente pour un stock non validé. Un stock explicitement validé par le marchand échappe à ce plafond ;
• un produit en flux tendu est calculé comme si son stock disponible était 0 : on commande le besoin, car son stock n'est pas tenu comme celui d'un rayon classique ;
• dans la configuration actuelle d'Amis de la Ferme, un stock signé négatif est conservé : il augmente le besoin à commander et signale en même temps qu'un recomptage est souhaitable.

Puis quatre règles structurent le bon :

1. Une commande par fournisseur et par créneau. Un même fournisseur peut donc avoir un bon pour le lundi et un autre pour le mercredi. Sur un même créneau, les besoins de plusieurs clients sont réunis sur une seule ligne produit.
2. Toujours des conditionnements entiers. Un besoin de 3 yaourts chez un fournisseur qui vend par pack de 6 déclenche un pack.
3. Le stock est consommé dans l'ordre des créneaux. Le premier besoin à venir utilise le stock disponible ; les créneaux suivants commandent ce qui reste.
4. Jamais un créneau passé. Une demande arrivée trop tard n'est pas glissée discrètement dans un ancien email. Si plus aucun créneau ne permet de livrer à temps, elle est signalée et reste à traiter directement.

Les produits génériques (ou « chapeau »)

Plusieurs produits de votre catalogue peuvent venir d'un même achat. Exemple : vous vendez des pommes à la pièce, en sachet de 4 et au kilo, mais le producteur ne vend qu'au cageot de 20.

L'application utilise alors un produit générique, qui est une référence d'achat virtuelle :

1. elle convertit puis additionne les besoins des produits boutique reliés à ce générique ;
2. elle retire leur stock physique, converti dans la même unité ;
3. elle convertit le reste en cageots ;
4. elle arrondit au cageot entier supérieur.

Avec 12 pommes à la pièce et 2 sachets de 4 demandés, le besoin vaut 20 pommes. S'il reste 6 pommes en stock sur les références reliées, le besoin net vaut 14 : un cageot de 20 est commandé.

Le produit générique lui-même ne porte pas de stock physique : ce sont ses produits enfants qui le portent. Les stocks ne sont additionnés que si le lien et le facteur de conversion sont configurés ; deux produits qui se ressemblent mais ne sont pas reliés restent indépendants.

3. La chronologie : ce qui se passe quand

C'est le point qui explique la plupart des « je ne comprends plus mon stock ». Le point de départ (J0) est l'entrée de la commande client.

Trois précisions importantes :

• Préparer n'est pas envoyer. L'heure inscrite sur le bon est un créneau cible. L'email ne part qu'après la validation du marchand. Un brouillon jamais envoyé ne sera pas transformé en réception fournisseur automatique.
• Pourquoi 12 h d'attente ? Une date prévue n'est pas une preuve. Le balayage repasse toutes les 2 heures et ne suppose que les événements suffisamment anciens.
• La validation automatique est un filet, pas le mode normal. Confirmer la réception ou la tournée au moment physique donne au stock la bonne heure et supprime le décalage.

Si une réception a été supposée à tort, le panneau « Réceptions supposées » de la page Stock permet de l'annuler : le stock ajouté est retiré et la commande fournisseur est rouverte.

4. Appliqué à Amis de la Ferme

Amis de la Ferme fonctionne principalement avec deux vagues fournisseurs par semaine. Ce sont des vagues majoritaires, pas deux horaires universels : la fiche de chaque fournisseur reste la référence.

Quelques fournisseurs ont des créneaux voisins — par exemple lundi 12:00 ou 12:30, mercredi 13:00, 18:45, 22:00 ou 22:15. Leur bon, leur réception prévue et leur filet automatique suivent leur propre horaire. Le délai de réception est actuellement réglé à 1 jour pour tous les fournisseurs ; il peut évoluer fournisseur par fournisseur.

Le même parcours, en heures

Exemple nominal : un client commande le lundi à 10:00 pour une livraison le jeudi à 11:00, chez un fournisseur réglé sur le créneau majoritaire du lundi.

Sur la vague 2 majoritaire, une commande entrée le mardi à 10:00 suit la même mécanique : créneau mercredi 22:15, collecte illustrative jeudi 09:00, réception prévue jeudi 22:15 et entrée automatique vendredi 12:01 en l'absence de confirmation. Cette vague couvre les livraisons du vendredi et du samedi, mais aussi celles du lundi et du mardi suivants.

Le même parcours, avec des quantités

Un produit simple : des yaourts vendus par pack de 6.

Les deux colonnes finissent au même chiffre. Entre-temps elles peuvent différer : l'application ne voit pas la collecte réelle, elle ne connaît que la confirmation humaine ou, à défaut, la date prévue et son délai de grâce.

5. Pourquoi un chiffre bouge « tout seul »

L'application ne voit ni les cartons arriver, ni les clients repartir. Si personne ne confirme ou n'annule, elle finit par supposer que ce qui était prévu a eu lieu :

« Cette réception fournisseur était prévue depuis plus de 12 heures : je la considère comme reçue et j'ajoute le stock. »

« Cette tournée client était prévue depuis plus de 12 heures : je la considère comme livrée et je retire le stock. »

Ce filet évite de tout cocher à la main. Il explique les principaux mouvements automatiques ; le journal des actions de stock indique pour chaque variation sa source, sa date et son auteur système. Le calcul ou la préparation d'un bon fournisseur, à eux seuls, ne bougent jamais le stock.

À retenir

1. Une réception ajoute, une livraison client retire, une correction fait un mouvement, et un comptage remplace la valeur. Saisir 0 est autorisé et effectif.
2. « À recompter −N » n'est pas une dette client : N sorties de plus que d'entrées ont été enregistrées. Recomptez, car ce négatif peut augmenter le prochain bon fournisseur.
3. Le calcul utilise un stock retenu, éventuellement plafonné, puis arrondit au conditionnement. Il crée une commande par fournisseur et par créneau, pas une seule commande éternelle par fournisseur.
4. Un email fournisseur suit préparation → relecture → envoi. L'application filtre les lignes à 0, refuse les mails vides et bloque un aperçu devenu obsolète.
5. Chez Amis de la Ferme, lundi 12:15 et mercredi 22:15 sont les deux vagues majoritaires, avec plusieurs exceptions par fournisseur et un délai de réception actuellement réglé à 1 jour.
6. Confirmer la réception et la tournée au moment physique reste la meilleure méthode : le filet automatique de 12 h ne sert qu'à rattraper un oubli.

Pour aller plus loin : la Vue d'ensemble donne la carte complète du système, et La semaine type détaille la semaine sur les deux calendriers (physique et application) avec une frise interactive.