Expliqué simplement

Cette page explique, sans jargon, comment Inklura tient votre stock et prépare vos commandes fournisseurs, et surtout à quel moment chaque chose se produit. Les horaires et quantités cités sont des exemples : vos propres créneaux fournisseurs et délais se règlent dans le back office.

1. Ce qui fait bouger un chiffre de stock

Inklura tient un compteur signé par produit : il peut être positif, nul ou négatif. Quatre familles d'événements le font bouger :

Une annulation fait le mouvement inverse : annuler une réception retire ce qu'elle avait ajouté ; annuler une livraison client remet ce qu'elle avait retiré.

Les trois premières lignes sont des mouvements : elles ajoutent ou retirent. Le comptage est d'une autre nature. Vous dites « à cet instant précis, il y en a 12 sur l'étagère » et Inklura repart de 12. Saisir 0 est un vrai comptage : cela remet bien le compteur à zéro, y compris lorsqu'il était négatif.

Il en découle une règle qui évite beaucoup de surprises : lorsque la validation automatique rattrape une réception ou une livraison dont la date prévue est antérieure à votre dernier comptage (ou à votre dernière saisie de stock), elle considère l'événement comme déjà inclus dans ce chiffre. Elle clôt le dossier sans rejouer le mouvement, sinon il serait compté deux fois.

Quand le compteur est négatif

Un badge « À recompter −N » ne signifie pas qu'un client attend encore N unités. Il dit simplement ceci :

Inklura a enregistré N sorties de plus que d'entrées.

La cause la plus fréquente est une réception qui n'a pas été enregistrée, alors que les livraisons client, elles, l'ont été. Le chiffre peut donc être juste du point de vue du journal tout en étant faux sur l'étagère.

Ce qu'il faut faire :

1. comptez le produit physiquement ;
2. saisissez le résultat, 0 compris ;
3. enregistrez la prochaine réception lorsqu'elle arrive.

L'écran de correction est Écarts de stock (/manage/ecommerce/vendors/orders/phantom-stock, intitulé « Stock fantôme » dans certaines versions du back office). Le crayon présent sur les listes et fiches produit fixe lui aussi une valeur absolue.

2. Comment une commande fournisseur est calculée

Pour chaque produit et pour chaque créneau fournisseur, le raisonnement est :

besoin client encore non couvert + marge éventuelle − stock retenu = quantité suggérée

Les quantités déjà commandées sur un bon envoyé ou prévues sur un autre créneau ne sont pas commandées une seconde fois. Le résultat ne descend jamais sous zéro, puis il est arrondi au conditionnement du fournisseur.

« Stock retenu » ne veut pas toujours dire « chiffre affiché »

Avant de déduire le stock, Inklura vérifie qu'il est crédible :

• un produit non suivi compte pour 0 : le bon couvre tout le besoin ;
• un produit en flux tendu est calculé comme si son stock disponible était 0 : on commande le besoin, car son stock n'est pas tenu comme celui d'un rayon classique. Si vous avez compté ou saisi son stock vous-même, ce stock validé est déduit normalement ;
• un stock négatif est ramené à 0 : il ne gonfle jamais le bon ;
• les livraisons client déjà promises qui ne sont pas encore enregistrées (parties, ou prévues avant la prochaine arrivée) sont retirées du stock disponible, puisque ces unités ne sont plus libres.

Puis quatre règles structurent le bon :

1. Une commande par fournisseur et par créneau. Un même fournisseur peut donc avoir un bon pour le lundi et un autre pour le mercredi. Sur un même créneau, les besoins de plusieurs clients sont réunis sur une seule ligne produit.
2. Toujours des conditionnements entiers. Un besoin de 3 yaourts chez un fournisseur qui vend par pack de 6 déclenche un pack.
3. Le stock est consommé dans l'ordre des créneaux. Le premier besoin à venir utilise le stock disponible ; les créneaux suivants commandent ce qui reste.
4. Jamais un créneau passé. Une demande arrivée trop tard n'est pas glissée discrètement dans un ancien email. Si plus aucun créneau ne permet de livrer à temps, elle est signalée et reste à traiter directement.

Les produits génériques (ou « chapeau »)

Plusieurs produits de votre catalogue peuvent venir d'un même achat. Exemple : vous vendez des pommes à la pièce, en sachet de 4 et au kilo, mais le producteur ne vend qu'au cageot de 20.

Inklura utilise alors un produit générique, qui est une référence d'achat virtuelle :

1. il convertit puis additionne les besoins des produits boutique reliés à ce générique ;
2. il retire leur stock physique, converti dans la même unité ;
3. il convertit le reste en cageots ;
4. il arrondit au cageot entier supérieur.

Avec 12 pommes à la pièce et 2 sachets de 4 demandés, le besoin vaut 20 pommes. S'il reste 6 pommes en stock sur les références reliées, le besoin net vaut 14 : un cageot de 20 est commandé.

Le produit générique lui-même ne porte pas de stock physique : ce sont ses produits enfants qui le portent. Les stocks ne sont additionnés que si le lien et le facteur de conversion sont configurés ; deux produits qui se ressemblent mais ne sont pas reliés restent indépendants.

3. La chronologie : ce qui se passe quand

C'est le point qui explique la plupart des « je ne comprends plus mon stock ». Le point de départ (J0) est l'entrée de la commande client.

Trois précisions importantes :

• Préparer n'est pas envoyer. L'heure inscrite sur le bon est un créneau cible. L'email ne part qu'après votre validation, sauf si vous avez activé l'Envoi automatique sur la fiche du fournisseur : le bon part alors seul à l'heure du créneau, si le contrôle avant envoi est vert. Cette option demande aussi que l'Envoi autorisé soit actif et qu'une adresse de destination soit renseignée. Un brouillon jamais envoyé ne sera pas transformé en réception fournisseur automatique.
• Pourquoi 12 h d'attente ? Une date prévue n'est pas une preuve. Le balayage repasse toutes les 2 heures et ne suppose que les événements suffisamment anciens.
• La validation automatique est un filet, pas le mode normal. Confirmer la réception ou la tournée au moment physique donne au stock la bonne heure et supprime le décalage.

Si une réception a été supposée à tort, le panneau « Réceptions supposées » de l'écran État de Stock (/manage/ecommerce/inventory/stock-ledger) permet de l'annuler : le stock ajouté est retiré, la commande fournisseur repasse en attente de réception (vous pourrez la confirmer si la marchandise arrive) et la validation automatique ne la supposera plus reçue.

4. Exemple : un marchand avec deux vagues par semaine

Exemple : un marchand passe la plupart de ses commandes fournisseurs en deux vagues par semaine. Ce sont des horaires d'exemple ; la fiche de chaque fournisseur reste la référence, et deux fournisseurs peuvent avoir des créneaux différents.

Le délai de réception se règle fournisseur par fournisseur ; la réception prévue et le filet automatique de chaque bon suivent donc l'horaire propre à son fournisseur.

Le même parcours, en heures

Un client commande le lundi à 10:00 pour une livraison le jeudi à 11:00, chez un fournisseur réglé sur la vague 1. Les heures de validation automatique sont indicatives : elles dépendent du passage du balayage.

Sur la vague 2, une commande entrée le mardi à 10:00 suit la même mécanique : créneau mercredi 22:00, collecte jeudi 09:00, réception prévue jeudi 22:00 et entrée automatique vendredi vers 10:00 en l'absence de confirmation. Cette vague couvre les livraisons du vendredi et du samedi, mais aussi celles du lundi et du mardi suivants.

Le même parcours, avec des quantités

Un produit simple : des yaourts vendus par pack de 6.

Les deux colonnes finissent au même chiffre. Entre-temps elles peuvent différer : Inklura ne voit pas la collecte réelle, il ne connaît que votre confirmation ou, à défaut, la date prévue et son délai de grâce.

5. Pourquoi un chiffre bouge « tout seul »

Inklura ne voit ni les cartons arriver, ni les clients repartir. Si personne ne confirme ou n'annule, il finit par supposer que ce qui était prévu a eu lieu :

« Cette réception fournisseur était prévue depuis plus de 12 heures : je la considère comme reçue et j'ajoute le stock. »

« Cette tournée client était prévue depuis plus de 12 heures : je la considère comme livrée et je retire le stock. »

Ce filet évite de tout cocher à la main. Il explique les principaux mouvements automatiques ; le journal des mouvements de stock indique pour chaque variation sa source, sa date et son auteur. Le calcul ou la préparation d'un bon fournisseur, à eux seuls, ne bougent jamais le stock.

À retenir

1. Une réception ajoute, une livraison client retire, une correction fait un mouvement, et un comptage remplace la valeur. Saisir 0 est autorisé et effectif.
2. « À recompter −N » n'est pas une dette client : N sorties de plus que d'entrées ont été enregistrées. Le réapprovisionnement le lit comme 0 ; recomptez pour que le chiffre retrouve la réalité.
3. Le calcul utilise un stock retenu (jamais négatif, 0 pour un produit non suivi ou en flux tendu non validé), puis arrondit au conditionnement. Il crée une commande par fournisseur et par créneau, pas une seule commande permanente par fournisseur.
4. Un email fournisseur suit préparation → relecture → envoi. Inklura retire les lignes à 0, refuse les mails vides et bloque un aperçu devenu obsolète.
5. Chaque fournisseur a ses propres créneaux et son délai de réception ; la réception prévue et le filet automatique en découlent.
6. Confirmer la réception et la tournée au moment physique reste la meilleure méthode : le filet automatique de 12 h ne sert qu'à rattraper un oubli.

Pour aller plus loin : la Vue d'ensemble donne la carte complète du système, et La semaine type détaille la semaine sur les deux calendriers (physique et Inklura) avec une frise interactive.