Garde-fous

Une commande fournisseur engage de l'argent réel : une erreur de stock peut produire une rupture ou une commande en trop. Inklura entoure donc le calcul et l'envoi de plusieurs protections. Cette page les décrit du point de vue du marchand : ce que chacune empêche, ce que vous voyez quand elle se déclenche, et quoi vérifier quand un chiffre vous surprend.

Les garde-fous en un coup d'œil

Garde-fou Ce qu'il empêche Ce que vous voyez
Relecture avant envoi un e-mail envoyé avec des quantités que personne n'a vues l'envoi est refusé avec « Re-préparez puis renvoyez » si les lignes ont changé
Contrôle avant envoi un bon qui laisserait une livraison client sans marchandise un verdict global et un indicateur par produit dans la fenêtre d'envoi
Envoi automatique encadré un envoi automatique hors créneau ou sur un bon douteux le bon reste en brouillon ; s'il est retenu, vous recevez un e-mail récapitulatif
Commandes annulées l'envoi d'une commande annulée aucun envoi, même si l'e-mail était préparé
Créneaux passés un brouillon antidaté la demande tardive est exclue des prochains bons
Stock fantôme un stock importé irréaliste qui passerait inaperçu le produit apparaît sur l'écran Écarts de stock
Réception oubliée un stock qui n'augmente jamais la réception est validée automatiquement après un délai de 12 h
Contrôles quotidiens une dérive entre le stock et l'historique des mouvements les écarts apparaissent sur la page État de stock

Relecture avant envoi

Chaque matin, les e-mails fournisseurs sont préparés et placés dans une file de relecture ; rien ne part à ce stade. Vous relisez, ajustez, puis envoyez (voir Pipeline commandes fournisseurs).

Au moment de l'envoi, l'e-mail est reconstruit à partir des lignes actuelles. Si ces lignes ont changé depuis la préparation, par exemple parce qu'une commande client est arrivée entre-temps, l'envoi est refusé avec le message « Re-préparez puis renvoyez ». Re-préparez l'e-mail, relisez les nouvelles quantités, puis envoyez à nouveau. Ce que vous avez relu est toujours ce qui part.

Contrôle avant envoi

Le contrôle avant envoi vérifie, produit par produit, que le bon couvre la demande client de sa fenêtre : les livraisons client qui dépendent de cet envoi, jusqu'à celles qui relèvent de l'envoi suivant. Il refait le calcul de son côté, à partir des commandes client, du stock et des autres bons en cours, sans reprendre le calcul du moteur de commandes. Si les deux divergent, vous le voyez avant l'envoi.

Vous le trouvez, sous « Contrôle avant envoi », dans la fenêtre d'envoi d'un bon et dans le composeur de commande par fournisseur. Le contrôle donne un verdict global : Couvert, À vérifier (au moins un signal ambre) ou À corriger (au moins un manque). Chaque produit porte ensuite un indicateur :

Indicateur Sens Que faire
Fenêtre couverte la demande de la fenêtre est couverte par ce bon, le stock libre ou d'autres bons rien
Manque fenêtre (rouge, verdict « À corriger ») si le bon part tel quel, une livraison client de sa fenêtre manquera de marchandise ajouter les colis indiqués, ou vérifier le stock du produit
Avant réception (ambre, verdict « À vérifier ») des livraisons client tombent avant l'arrivée de ce bon et rien ne les couvre à temps ; elles relevaient de l'envoi précédent les servir autrement (stock, achat ponctuel) ou prévenir le client
Surplus (ambre) le bon commande plus que la demande de sa fenêtre vérifier la quantité
Au mail sans demande (ambre) le bon commande un produit sans aucune demande client dans la fenêtre vérifier que la ligne est voulue
Écart de stock à régulariser (neutre) le stock du produit est négatif : de la marchandise est partie sans que sa réception ait été saisie saisir la réception manquante ; cet écart n'est jamais compté comme un manque

Le bouton « Copier le contrôle pour analyse » copie le détail du contrôle, utile pour un échange avec le support.

Envoi automatique

Par défaut, chaque bon attend votre envoi. Vous pouvez activer l'envoi automatique fournisseur par fournisseur, sur la fiche (voir Réglages). Il est encadré :

  • seuls les fournisseurs avec « Envoi automatique » et « Envoi autorisé » activés sont concernés ;
  • seul un bon encore en brouillon, sans réception enregistrée, peut partir ;
  • le bon part au premier passage de l'envoi automatique qui suit l'heure de son créneau (un passage tous les quarts d'heure), jamais avant ;
  • le bon est retenu, et reste en brouillon, si le contrôle avant envoi signale un manque (verdict « À corriger »), si des commandes client rattachées au bon doivent être livrées avant sa réception prévue, si les quantités de l'e-mail ne correspondent pas aux lignes du bon, ou si la fiche fournisseur n'a aucune adresse de destination ;
  • si les lignes ou le créneau ont changé depuis la préparation de l'e-mail, l'envoi automatique re-prépare l'e-mail une fois puis réessaie ; si l'aperçu change encore, ou s'il avait été modifié à la main (objet ou destinataires), le bon est retenu ;
  • si le créneau est dépassé de plus d'une heure, le bon n'est plus rattrapé : il reste en brouillon et s'envoie à la main ;
  • un fournisseur rattaché à un fournisseur en commande groupée n'envoie jamais seul : le fournisseur de la commande groupée envoie pour tous.

Quand un passage retient un ou plusieurs bons, ou échoue sur l'un d'eux, vous recevez un seul e-mail « Envoi automatique : N bon(s) non envoyé(s) », avec le fournisseur, le créneau et le motif de chacun. Il est adressé à l'adresse de notification des commandes fournisseurs définie pour votre site, à défaut à l'e-mail de contact de votre entreprise. Aucun e-mail n'est envoyé quand tout est parti. Un bon non rattrapé (créneau dépassé de plus d'une heure) ou un fournisseur rattaché ne figure pas dans cet e-mail.

Pour débloquer un bon retenu : ouvrez le créneau depuis E-commerce › Fournisseurs › Commandes, dépliez « Contrôle avant envoi », corrigez, puis cliquez sur « Envoyer au fournisseur ».

Note

L'envoi automatique doit aussi être ouvert pour votre site par l'équipe Inklura. Tant qu'il ne l'est pas, activer l'option sur une fiche fournisseur n'a aucun effet et les bons restent en envoi manuel.

Commandes annulées

Une commande fournisseur annulée n'est jamais envoyée, que ce soit à la main ou par l'envoi automatique, même si son e-mail avait déjà été préparé.

Créneaux passés et demande tardive

Le moteur ne crée jamais de brouillon sur un créneau déjà passé, et ne remet jamais dans l'envoi suivant une commande client déjà couverte par un envoi parti.

Une commande client qui arrive trop tard pour qu'un créneau restant livre à temps est exclue des prochains e-mails fournisseurs : une marchandise qui arriverait après la livraison ne servirait à rien, c'est à vous de la traiter directement. Elle ne figure sur aucun bon ; le contrôle avant envoi du bon suivant la signale par l'indicateur « Avant réception ».

Le panneau « demande(s) fournisseur non couverte(s) » de la page Mon stock signale un autre cas : des lignes restées sur un brouillon alors qu'une commande du même créneau est déjà partie. Ce brouillon ne partira pas seul ; vous pouvez l'écarter depuis ce panneau.

Stock fantôme

Un stock enregistré peut être bien plus élevé que la réalité, par exemple quand une boutique affiche un grand stock pour continuer à vendre. Un tel stock réduirait les commandes fournisseurs et provoquerait des ruptures.

L'écran Écarts de stock (/manage/ecommerce/vendors/orders/phantom-stock) signale ces cas : un produit en stock est suspect quand ce stock couvre plus de huit semaines de sorties (moyenne des huit dernières semaines), ou qu'il n'a eu aucune sortie sur cette période. L'écran affiche la consommation hebdomadaire, la couverture en semaines et le stock retenu de chaque produit. C'est un signal de relecture : il ne modifie pas à lui seul les quantités commandées. Corrigez un stock faux (inventaire ou correction sur l'écran), ou confirmez un stock réel. Un produit déjà validé ou corrigé à la main n'est plus signalé.

La vue par défaut (« Suspects uniquement ») liste aussi les produits dont le stock est négatif : la quantité réelle en rayon est inconnue, recomptez-les.

  • Pour confirmer un stock réel, utilisez le bouton Faire confiance à ce stock sur l'écran Écarts de stock, Confirmer le stock dans la liste et la fiche des produits, ou Valider ce stock sur la page Mon stock. Le produit passe en « Stock validé » (« Stock confirmé » dans la liste et la fiche des produits) et sort de la liste des suspects. Vous pouvez retirer cette confirmation à tout moment.
  • Une correction manuelle du stock (inventaire, correction sur l'écran Écarts de stock, mouvement manuel) vaut validation : le produit passe lui aussi en « Stock validé ».

Règles appliquées au stock retenu :

  • un produit sans gestion de stock a un stock retenu de 0 ;
  • un fournisseur en fabrication à la commande commande la demande exacte, sans déduire le stock, sauf pour les produits dont le stock a été validé (« Stock validé ») ;
  • un stock négatif compte pour 0 dans le calcul des commandes.

Réception oubliée

Le geste normal est de confirmer chaque réception fournisseur et chaque livraison client dans le back-office, au moment où elles ont lieu. Si vous oubliez, la plateforme valide automatiquement les réceptions et livraisons dont la date prévue est dépassée d'au moins 12 heures (délai par défaut). Ce délai évite de valider ce qui n'a pas encore eu lieu ; si vous livrez en avance, confirmez simplement à la main.

La page État de stock (/manage/ecommerce/inventory/stock-ledger) affiche un indicateur de santé de cette validation automatique :

Couleur Sens
vert la validation automatique a tourné dans les 5 dernières heures (elle passe toutes les 2 heures)
ambre elle n'a pas tourné depuis 5 à 12 heures
rouge elle n'a pas tourné depuis plus de 12 heures : contactez le support

L'indicateur affiche aussi la « dernière activité », la date de la dernière validation réelle. Une journée calme ne produit aucune validation : une date ancienne à cet endroit ne signale pas une panne.

Contrôles quotidiens

Chaque jour, la plateforme vérifie la cohérence du stock et des brouillons fournisseurs, et la réconciliation du matin remet les commandes fournisseurs en phase avec la demande. Les anomalies détectées sont traitées par l'équipe Inklura.

De votre côté, la page État de stock propose un filtre « Divergence ledger » et un bouton « Réconcilier » qui liste les produits dont l'historique des mouvements ne correspond plus au stock de la fiche produit, puis aligne l'historique sur ce stock. Un aperçu en lecture seule s'affiche toujours avant application, et vous pouvez ne corriger qu'une sélection.

Quand un chiffre vous surprend

Le stock d'un produit semble faux

  1. La gestion de stock est-elle activée sur le produit ? Sans elle, le stock n'est pas suivi et compte pour 0 dans les commandes fournisseurs.
  2. Ouvrez la chronologie du produit sur la page État de stock. Le mouvement en cause se voit presque toujours : une livraison sans réception en face, un ajustement inattendu, une réception en double.
  3. Un stock négatif signifie en général qu'une livraison client a été validée avant la réception fournisseur qui la couvre. Saisissez la réception : elle compense.
  4. Si le stock ne correspond plus à l'historique, utilisez la réconciliation de la page État de stock. Elle prend le stock de la fiche produit comme référence : vérifiez-le d'abord.
  5. Si le doute porte sur le stock physique, faites un inventaire (/manage/ecommerce/inventory/counts, voir Écrans du back-office).

Une commande fournisseur manque des lignes

flowchart TD
  A["Ligne absente d'un bon fournisseur"] --> B{"Gestion de stock<br/>activée sur le produit ?"}
  B -->|non| C{"Demande client<br/>dans la fenêtre ?"}
  C -->|non| C2["Pas de ligne :<br/>rien à commander"]
  C -->|oui| H
  B -->|oui| D{"Stock « Retenu »<br/>≥ demande ?"}
  D -->|oui| E{"Ce stock est-il réel ?"}
  E -->|oui| F["Demande couverte :<br/>une ligne à 0 est normale"]
  E -->|non| G["Corriger le stock<br/>ou faire un inventaire"]
  D -->|non| H{"Produit enfant<br/>d'un générique ?"}
  H -->|oui| I["La demande figure<br/>sur la ligne du générique"]
  H -->|non| J["Vérifier le fournisseur par défaut<br/>et la date de livraison client"]

Points à vérifier :

  • Produit sans gestion de stock : il entre dans le calcul dès qu'il a une demande client dans la fenêtre, à la passe suivante (au plus 30 minutes). Son stock compte pour 0.
  • Stock retenu : si le stock retenu couvre la demande, la ligne existe à quantité 0 dans le brouillon, mais ne figure pas dans l'e-mail. C'est le comportement voulu. Si ce stock est faux, corrigez-le ou lancez un inventaire.
  • Produit générique : un produit relié à un générique ne figure jamais seul chez le fournisseur ; sa demande est sur la ligne du générique.
  • Fournisseur par défaut : un produit n'est commandé que chez son fournisseur par défaut.
  • Demande tardive : si la commande client est arrivée après le dernier créneau utile, voir la section « Créneaux passés » plus haut.

Un bon n'est pas parti automatiquement

  • Vérifiez sur la fiche fournisseur que « Envoi automatique » et « Envoi autorisé » sont activés et qu'une adresse de destination est renseignée.
  • Vérifiez que le fournisseur n'est pas rattaché à un fournisseur en commande groupée : c'est alors ce dernier qui envoie.
  • Lisez l'e-mail « Envoi automatique : N bon(s) non envoyé(s) », s'il vous est parvenu : il donne le motif (manque signalé par le contrôle avant envoi, commandes client à livrer avant la réception, quantités de l'e-mail différentes du bon, aucune adresse de destination).
  • Si le créneau est dépassé de plus d'une heure, envoyez le bon à la main depuis la file de relecture.

Voir aussi