Tâches planifiées et journée type

Cette page décrit le moteur de stock et de réappro dans le temps : quelles tâches planifiées tournent, à quelle heure, dans quel ordre, et pourquoi cet ordre compte. Le réappro est événementiel : chaque commande client recalcule les commandes fournisseurs dans la minute. Les tâches planifiées ne portent donc pas la charge principale, elles servent de filets de sécurité et de passes de consolidation autour de ce flux temps réel. Pour l'échelle au-dessus (vagues fournisseurs, tournées client, moments de comptage), voir La semaine type.

Note

Les horaires de cette page sont un exemple de configuration, exprimés en heure locale du marchand. Les cadences (toutes les 30 min, toutes les 3 h, toutes les 2 h) et l'ordre des passes du matin sont ce qui compte ; les heures exactes dépendent de la configuration de votre compte.

Les tâches planifiées

Tâche Cadence (exemple) Modifie des données ? Rôle
Sync commandes PrestaShop toutes les 3 h oui (commandes) Importe les commandes client des 40 derniers jours. Ne décrémente jamais le stock.
Sync produits PrestaShop toutes les 3 h oui (produits, fournisseurs) Produits modifiés récemment : prix, références, liens fournisseurs. Toute écriture de stock passe par le ledger. Voir Synchronisation PrestaShop.
Génération des commandes fournisseurs toutes les 30 min oui (brouillons) Crée et ajuste les brouillons de commandes fournisseurs. Filet derrière le recalcul temps réel.
Préparation des emails fournisseurs 07:00 oui (aperçus) Prépare l'email de chaque brouillon qui n'a pas encore d'aperçu, sans l'envoyer, et mémorise une empreinte de ses lignes. Un aperçu que vous avez modifié n'est jamais écrasé.
Contrôle de santé 07:30 non (lecture seule) Mesure si les commandes fournisseurs correspondent à ce que demandent les commandes client et le stock, pour le suivi quotidien.
Réconciliation des commandes fournisseurs 08:15 oui (brouillons) Recalcule l'état attendu depuis les commandes client et applique la différence minimale. Seule passe qui remplit les commandes fournisseurs des produits sans suivi de stock.
Validation automatique toutes les 2 h (à :01) oui (réceptions, livraisons, stock) Scelle les réceptions fournisseurs et les livraisons client que personne n'a confirmées.
Envoi automatique (optionnel) toutes les 15 min oui (envoi d'emails) Envoie à leur créneau les brouillons arrivés à échéance, pour les fournisseurs dont l'envoi automatique est activé. Désactivé par défaut, s'active fournisseur par fournisseur.

La validation automatique peut tourner plusieurs fois sur le même créneau sans risque : elle ignore ce qui est déjà scellé et ne scelle jamais deux fois la même ligne.

La journée en un coup d'œil

Le rythme de fond (30 min et 3 h) tourne en continu. Les passes uniques du matin (07:00 → 08:15) forment la séquence de consolidation détaillée plus bas. La validation automatique balaie toutes les 2 heures.

Une journée type en Gantt

Les durées sont illustratives (quelques minutes chacune), c'est le séquencement qui compte :

gantt
  title Journée type (exemple, heure locale)
  dateFormat HH:mm
  axisFormat %H:%M
  section Sync PrestaShop
    Commandes + produits (passe 07:00) : 07:00, 20m
    Commandes + produits (passe 10:00) : 10:00, 20m
  section Réappro
    Commandes fournisseurs 07:00 : 07:00, 5m
    Commandes fournisseurs 07:30 : 07:30, 5m
    Commandes fournisseurs 08:00 : 08:00, 5m
  section Emails
    Préparation des aperçus : milestone, 07:00, 0m
  section Contrôles
    Contrôle de santé (lecture seule) : 07:30, 10m
    Réconciliation : 08:15, 15m
  section Filet stock
    Validation automatique : 11:01, 10m

L'ordre du matin

La fenêtre 07:00 → 08:15 suit un ordre précis :

  1. Préparation des emails (07:00) en premier. Chaque brouillon de commande fournisseur reçoit un aperçu de son email et une empreinte de ses lignes. Vous relisez ces aperçus dans la file de relecture du back-office avant l'envoi ; les préparer tôt vous laisse la matinée pour relire.
  2. Contrôle de santé (07:30) ensuite. Il ne modifie rien. Il mesure l'état après la préparation et après les premières passes de génération, ce qui rend ses indicateurs comparables d'un jour à l'autre.
  3. Réconciliation (08:15) en dernier. Elle recalcule l'état attendu des commandes fournisseurs depuis les commandes client et applique la différence. Elle passe après les générations de 07:00, 07:30 et 08:00 pour rattraper ce qu'elles ont manqué, et c'est la seule passe qui remplit les commandes fournisseurs des produits sans suivi de stock.
Astuce

L'empreinte protège ce que vous avez relu. Si la réconciliation de 08:15 modifie un brouillon préparé à 07:00, ou si son créneau d'envoi change, l'aperçu ne correspond plus : l'envoi depuis la file de relecture est bloqué et la file propose « Re-préparer ». Ce que vous avez relu est ce qui part, jamais des quantités périmées.

Une matinée heure par heure

Trois choses partent en même temps :

  • La passe de génération des commandes fournisseurs ajuste les brouillons.
  • La préparation des emails crée l'aperçu des brouillons qui n'en ont pas et mémorise l'empreinte de chacun.
  • Les syncs PrestaShop (commandes et produits) tournent. La sync produits suit le même chemin que les webhooks temps réel.

Le contrôle de santé mesure, en lecture seule, si les commandes fournisseurs correspondent à ce que demandent les commandes client et le stock. Ses résultats alimentent les indicateurs du back-office. La passe de génération de 07:30 tourne en parallèle.

La réconciliation recalcule l'état attendu et applique la différence minimale : ajouts, mises à jour et retraits. Un brouillon devenu entièrement inutile est annulé, avec son origine notée, et non supprimé. Une ligne devenue inutile est retirée de son brouillon, sauf si vous avez saisi sa quantité vous-même. Les commandes déjà envoyées au fournisseur restent telles quelles. Cette passe rattrape ce que les générations de 07:00, 07:30 et 08:00 ont manqué et couvre les produits sans suivi de stock.

Si un brouillon préparé à 07:00 change ici, son empreinte dérive et l'envoi de son email reste bloqué jusqu'à « Re-préparer ».

Chaque création, modification ou annulation de commande client déclenche un recalcul des commandes fournisseurs en une trentaine de secondes. La génération repasse toutes les 30 min derrière, et les syncs PrestaShop repassent à 10:00. Vous relisez la file d'emails et lancez les envois : l'envoi reconstruit toujours l'email à partir des lignes actuelles et vérifie l'empreinte.

Pour un fournisseur dont l'envoi automatique est activé, l'email part à son créneau sans vous attendre. Un aperçu qui a dérivé est d'abord re-préparé, sauf si vous l'avez modifié à la main. Un brouillon qui échoue au contrôle avant envoi, ou un aperçu modifié qui a dérivé, est retenu et vous êtes prévenu par email. Un brouillon dont le créneau est passé depuis plus d'une heure n'est plus envoyé automatiquement : il reste en brouillon et vous l'envoyez à la main.

La validation automatique scelle ce que personne n'a confirmé : réceptions fournisseurs et livraisons client dont la date prévue est passée depuis au moins 12 heures. Chaque scellé enregistre la même réception ou livraison, avec son mouvement de stock, que la confirmation du back-office (voir Chemins d'écriture).

Densité de la fenêtre du matin (le rythme 30 min et 3 h autour des passes uniques) :

Le délai de grâce de la validation automatique

La date de livraison d'une commande client et la date de réception attendue d'une commande fournisseur sont des dates prévues, pas la preuve que la livraison a eu lieu. La validation automatique ne scelle donc que ce qui est assez ancien pour s'être réellement produit :

Règle Valeur Effet
Délai de grâce 12 h Une réception ou une livraison n'est éligible que 12 h après sa date prévue. La validation peut ainsi tourner à toute heure sans sceller une livraison qui n'a pas encore eu lieu.
Fenêtre de rattrapage 12 jours Rien de plus ancien que 12 jours n'est scellé automatiquement.

Côté réceptions, sont éligibles les commandes fournisseurs envoyées ou confirmées sans réception enregistrée, d'après leur date de réception attendue (ou leur date d'envoi quand aucune date de réception n'est renseignée). Côté livraisons, les commandes client dont toutes les lignes ne sont pas encore livrées. Dans les deux cas, le scellé crée les mêmes enregistrements (réception ou livraison, plus le mouvement de stock) que la confirmation manuelle, et s'annule de la même façon depuis le back-office.

Une exception : si le produit a été recompté (solde d'ouverture, inventaire ou correction de stock manuelle) après la date de la réception ou de la livraison, le scellé enregistre bien la réception ou la livraison, mais n'écrit aucun mouvement de stock pour ce produit. Le comptage contient déjà les unités reçues, ou exclut déjà celles livrées.

Attention

La validation automatique est un filet, pas le mode normal. Le bon geste est de confirmer la réception ou de valider la tournée au moment où elle a lieu, dans le back-office : l'événement est daté à l'heure réelle, et la validation automatique n'a plus rien à supposer.

Scénarios concrets

Vous corrigez un stock à 10:00. Le mouvement est enregistré avec sa ligne de journal, puis les brouillons fournisseurs du produit sont recalculés dans la minute. Inutile d'attendre la passe de 10:30, qui ne fera que confirmer l'état.

Une commande client arrive juste avant ou juste après une passe de validation. Aucune différence pour le réappro : le recalcul temps réel s'en charge en une trentaine de secondes. La validation automatique ne touche pas une commande neuve, dont la date de livraison est dans le futur. Seule change la passe qui scellera la livraison si elle est oubliée, soit un décalage de 2 h au plus.

Une livraison est prévue aujourd'hui à 09:00. Le geste attendu est le scellé au retour : le bouton de livraison de la commande ou « Valider la tournée du jour ». Si personne ne le fait, la livraison devient éligible à 21:00 (09:00 + 12 h de grâce) et la passe de 21:01 la scelle.

Vérifier que la validation automatique tourne

Sur la page Journal de stock du back-office, la puce « Cron 5 » répond à deux questions distinctes :

1. La validation automatique a-t-elle tourné ? C'est le titre de la puce, calculé d'après la date de sa dernière exécution :

Dernière exécution Puce Lecture
il y a 5 h ou moins vert la validation tourne normalement
il y a 12 h ou moins ambre plusieurs passes manquées, à surveiller
il y a plus de 12 h, ou aucune exécution enregistrée rouge la validation ne tourne plus, contactez le support

2. A-t-elle scellé quelque chose ? En information secondaire, « dernière activité » indique l'âge du dernier scellé automatique, côté réceptions fournisseurs (⇣) et côté livraisons client (⇡).

Les deux sont séparés parce qu'une semaine calme ne produit légitimement aucun scellé : l'absence d'activité ne veut pas dire que la validation est arrêtée. Si la date de dernière exécution n'est pas disponible, la puce se rabat sur l'âge de la dernière activité et le signale dans sa bulle d'aide.

Voir aussi